Tar du imot nyansatte på riktig måte

Viktigheten av et godt og strukturert innføringsprogram, en såkalt onboardingprosess, for nyansatte er ofte undervurdert, og får alt for lite oppmerksomhet i mange virksomheter. Undersøkelser viser at det er 69% større sannsynlighet for at en ansatt som deltar i et strukturert onboardingprogram blir værende i virksomheten opp til tre år enn de som ikke deltar i slike program (Bauer, 2010)

Onboarding handler om mer enn vanlig introduksjon, omvisning, bestilling av PC, ID-kort og blomster. Det er en prosess som varer utover prøvetiden, helt til den nyansatte er fullt og helt integrert. Dette kan ta inntil ett år.

Undersøkelser har vist at mange bedrifter har et anstrengt forhold til onboarding og mangler en bevisst strategi. Ledere ser ofte ikke nytteverdien og mener det er en ren HR-oppgave. Derfor tar ikke lederne eierskap til prosessen og den blir ikke prioritert.
Dette kan slå helt feil, og kan i tillegg bli veldig dyrt. HR sin oppgave er å tilrettelegge for en god prosess og ha ansvar for enkelte elementer, men det er lederen som har hovedansvaret for en god innfasing.

Employer branding (merkevarebygging av arbeidsgiver), rekruttering og onboarding er tre sider av samme sak. Gjennom disse prosessene er det en rød tråd. Det handler om å tiltrekke, utvikle og beholde den nyansatte.

Onboarding kan deles videre inn i 4 nivåer

Basiskunnskap om organisasjonen:

Hvordan virksomheten tilrettelegger for at den nyansatte skal tilegne seg de nødvendige, grunnleggende organisatoriske kunnskapene. Gi en innføring i grunnleggende lover, regler og retningslinjer. Det kan handle om innføring i lønnssystem, føring av timer og sykefravær, reiseregninger, personalhåndboken osv.

Basiskunnskap om stillingen og rollen:

Hvordan virksomheten tilrettelegger for at den nyansatte skal få en klar forventning til og forståelse av arbeidsoppgavene. Gjennomgang av stillingsbeskrivelsen, rollen og funksjonen, ansvar og myndighet, mandat, forventninger mht. verdier, etikk, ledelse, oppfølging etc.

Kultur:

Et stort og bredt nivå der fokus er å integrere den nyansatte i virksomhetens organisasjonskultur, både den formelle og den uformelle.

Sosialisering:

Omhandler mellommenneskelige jobbrelasjoner, tilhørighet og trygghet, nettverk osv., som er nødvendig å etablere.
Med utgangspunkt i disse nivåene kan en virksomhet planlegge et formelt og godt strukturert onboardingprogram.

Førsteinntrykket er avgjørende

En helt avgjørende suksessfaktor er førsteinntrykket den ansatte får av virksomheten. Det aller viktigste i de første dagene er å gi den nye medarbeideren en indre bekreftelse på at det var en klok avgjørelse å skifte arbeidsplass.
Allerede etter de første 10 dagene har den nyansatte gjort seg opp en mening om å bli eller slutte så fort det lar seg gjøre. Dersom vedkommende sitter igjen med en følelse av at dette ikke var rett sted å begynne, kan det likevel være at vedkommende velger å bli, men vi sitter da altså ikke igjen med den tilhørigheten og lojaliteten vi ønsket å oppnå i tidlig fase. Risikoen for at vedkommende slutter innen to år er da større.

Bruk prøvetiden aktivt

Det er videre viktig å bruke prøvetiden aktivt. Ha en konkret opplæringsplan klar, og vær tydelig på opplæringsmålene. Avklar forventninger, redegjør for ansvar, myndighet og rammebetingelser som ligger i stillingen. Ha jevnlige prøvetidssamtaler og gi fortløpende støtte, veiledning, tilbakemeldinger og etabler et godt støtteapparat.
Det er viktig å være tilgjengelig og tett på den første perioden til den nye medarbeideren blir mer selvgående. Husk å dokumentere skriftlig fortløpende fra prøvetidssamtalene. Dokumentasjon i prøvetiden er like viktig som ellers, dersom det skulle vise at det av en eller annen grunn ikke fungerer.

De beste er systematiske

De som virkelig lykkes med onboarding har gjerne en strukturert prosess som omfatter alle de fire fasene til Bauer. De har ledere som føler eierskap og ser nytteverdien og hensikten med prosessen og de klarer å behovstilpasse onboardingen til den enkelte del av virksomheten.

Det er viktig å involvere et bredt spekter av relevante personer for at den nyansatte skal få et bredere perspektiv og et sterkere støtteapparat. Nærmeste leder, teamet, kollegaer, andre nyansatte, fadder, mentor, m. fl. bør være involvert. De som lykkes evaluerer også prosessen både underveis og i etterkant.
Kilde: InfoTjenester

Hvis du ønsker bistand til onboarding i din organisasjon, kontakt rådgiver Erik Aasmundtveit i Skagerak Consulting AS, tlf 414 31 938 eller e-post: ea@skc.no

Du kan også ta kontakt med en av våre andre rådgivere som jobber med rekrutteringsprosesser: Rådgivere innen rekruttering